Berliner Institut fur Vergleichende Sozialforschung v Commission (Social policy) French Text [2011] EUECJ T-34/08 (21 September 2011)

BAILII is celebrating 24 years of free online access to the law! Would you consider making a contribution?
No donation is too small. If every visitor before 31 December gives just £1, it will have a significant impact on BAILII's ability to continue providing free access to the law.
Thank you very much for your support!

« Concours financier versé dans le cadre du programme Daphné II – Détermination du montant à verser au bénéficiaire – Erreur d’appréciation »

Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV, établi à Berlin (Allemagne), représenté initialement par M^eB. Henning, puis par M^eU. Claus, et enfin par M^esS. Reichmann et L.-J. Schmidt, avocats,

Commission européenne, représentée initialement par M^meS. Grünheid et M. B. Simon, puis par M^meGrünheid et M. F. Dintilhac, en qualité d’agents,

1 Le requérant, Berliner Institut für vergleichende Sozialforschung eV, est une association de droit allemand.

2 La décision nº 803/2004/CE du Parlement européen et du Conseil, du 21 avril 2004 (JO L 143, p. 1), a institué un programme d’action communautaire (2004-2008) visant à prévenir et à combattre la violence envers les enfants, les adolescents et les femmes et à protéger les victimes et les groupes à risque (programme Daphné II).

3 Un projet du requérant et de ses organismes partenaires, intitulé « Female Marriage Migrants – Awareness Raising and Violence Prevention (HeiRat III) » (Femmes immigrées en vue d’un mariage – sensibilisation et prévention de la violence, ci-après le « Projet »), a été présenté et sélectionné dans le cadre d’un appel à propositions pour le programme Daphné II publié en 2004.

4 Le 31 mai 2005, le requérant a conclu avec la Commission des Communautés européennes une convention de subvention portant la référence JAI/DAP/2004-2/052/W, qui a pour objet le financement du Projet (ci-après la « convention de subvention »). Il résulte de l’article 1.1.1 de la convention de subvention que celle-ci précise les modalités selon lesquelles la Commission a décidé d’accorder une subvention au requérant, dont ce dernier prend acte et qu’il accepte.

5 Un document intitulé « Guide du programme Daphné », publié sur le site Internet du programme Daphné, contient des informations sur la gestion administrative et financière des projets Daphné (ci-après le « Guide »). Dans le point IV.1 du Guide relatif à la gestion opérationnelle, il est indiqué, sous une rubrique intitulée « Remarques générales », que l’organisation responsable de la mise en œuvre, les partenaires impliqués, le personnel dirigeant clef, les bénéficiaires visés, le budget du projet, la durée et la planification, etc., ne peuvent être changés que pour des raisons exceptionnelles et avec l’accord écrit préalable de la Commission. La même disposition prévoit également que des changements non autorisés concernant un de ces aspects peuvent amener la Commission à annuler l’octroi de la subvention et à demander le remboursement des paiements déjà effectués. Par ailleurs, sous une rubrique intitulée « Résultats attendus et impact », il est indiqué que l’accent doit être mis sur l’obtention des résultats attendus et la réalisation des objectifs plutôt que sur la seule mise en œuvre des activités, ces dernières étant des moyens pour obtenir des résultats.

6 Le budget du Projet est annexé à la convention de subvention (ci-après le « budget prévisionnel »). Il ressort de l’article I.3.1 de la convention de subvention que les coûts de l’action devant être subventionnée doivent être indiqués en détail dans le budget prévisionnel. En l’espèce, le montant total des coûts éligibles a été estimé à 120 710 euros. Le montant maximal de la subvention de l’Union s’élève à 80 % de l’ensemble des coûts éligibles estimés, c’est-à-dire à 96 568 euros, selon l’article I.3.3 de la convention de subvention.

7 En vertu de l’article I.3.3 de la convention de subvention, la subvention finale est déterminée conformément à la procédure prévue à son article II.17. Cet article indique que le montant de ladite subvention est déterminé sur la base des documents approuvés auxquels il est fait référence à l’article II.15.4, lequel stipule que le paiement du solde se fonde sur un rapport final approuvé concernant la mise en œuvre de l’action et des relevés des coûts éligibles. La Commission peut rejeter le rapport final soumis par le bénéficiaire ou lui demander des pièces justificatives ou des informations additionnelles si cela lui semble nécessaire pour parvenir à l’approbation du rapport final du bénéficiaire. La détermination de la subvention finale est toutefois sans préjudice de l’obligation incombant au bénéficiaire, prévue à l’article II.19 de la convention de subvention, de permettre, pendant un délai de cinq ans à compter du versement du solde, des contrôles et des audits par des agents de la Commission ou par des organismes externes mandatés par cette dernière. Sur la base des résultats de ces audits, la Commission peut ordonner, par une décision de recouvrement, que les fonds perçus à tort par le bénéficiaire soient restitués. La détermination du montant définitif de la subvention, conformément à l’article II.17 de la convention de subvention, intervient toujours sous réserve d’une révision faisant suite à la réalisation d’un audit.

8 L’article I.8 de la convention de subvention indique que « [l]a subvention est régie par les dispositions de la [convention de subvention], par les dispositions communautaires d’application, et de façon subsidiaire par la loi du Royaume de Belgique applicable aux subventions ». Il prévoit également que « [l]es décisions de la Commission concernant l’application des dispositions de la [convention de subvention] ainsi que [ses] modalités de […] mise en œuvre […] peuvent faire l’objet d’un recours du bénéficiaire auprès du [Tribunal] et, en cas de pourvoi, de la [Cour] ».

9 Selon l’article II.13.1 de la convention de subvention, « [t]oute modification des conditions de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit ». Il indique également qu’« [a]ucun accord oral ne peut lier les parties à cet égard ».

10 En ce qui concerne les critères déterminant l’éligibilité des coûts, l’article II.14.1 de la convention de subvention indique ce qui suit :

12 L’article II.16.5 de la convention de subvention prévoit une procédure de contestation par le bénéficiaire portant sur la détermination du montant final de la subvention par la Commission. Il précise que cette procédure est sans préjudice de la possibilité pour ledit bénéficiaire de former un recours contre la décision de la Commission en application de l’article I.8. de la convention en y ajoutant que, conformément aux dispositions de la législation communautaire à cet égard, de tels recours doivent être formés dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision au bénéficiaire ou, à défaut, du jour où celui-ci en a eu connaissance.

13 Le requérant a mené le Projet pendant la période du 24 mai 2005 au 23 mai 2006. En septembre 2006, il a présenté un projet de décompte des sommes engagées à la Commission. Par lettre du 14 août 2007, cette dernière a reconnu une partie des dépenses d’un montant de 62 623,11 euros comme éligibles et en a exclu une partie pour un montant de 44 343,11 euros. Un décompte détaillé des frais reconnus et exclus était annexé à cette lettre (ci-après le « décompte annexé à la lettre du 14 août 2007 »). La Commission a donné au requérant la possibilité de prendre position dans un délai d’un mois.

14 Par lettre du 13 septembre 2007, le requérant a contesté cette exclusion partielle et a transmis certains documents. Par lettre du 26 septembre 2007, le requérant a communiqué à la Commission de nouveaux documents indiquant quels étaient, selon lui, les frais véritablement encourus.

15 Par lettre du 16 novembre 2007, la Commission a reconnu, après une seconde analyse des documents fournis par le requérant, une partie supplémentaire des dépenses comme éligibles. Elle a désormais reconnu un montant de 73 083,94 euros comme dépenses récupérables et exclu d’autres dépenses pour un montant de 33 883,13 euros (ci-après la « décision attaquée »). Un décompte détaillé des frais reconnus et exclus est annexé à la décision attaquée (ci-après le « décompte annexé à la décision attaquée »).

16 Par lettre du 22 novembre 2007, le requérant a contesté cette nouvelle exclusion partielle des dépenses.

17 Par lettre du 14 décembre 2007, la Commission a fait savoir au requérant qu’elle ne procéderait pas à une nouvelle analyse des documents fournis et qu’elle considérait le dossier comme clos.

18 Par requête déposée au greffe du Tribunal le 21 janvier 2008, le requérant a introduit le présent recours.

21 Sur rapport du juge rapporteur, le Tribunal (quatrième chambre) a décidé d’ouvrir la procédure orale. Dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure, le Tribunal a invité le requérant et la Commission à répondre à des questions écrites, ce qu’ils ont fait dans le délai imparti.

22 Les parties ont été entendues en leurs plaidoiries lors de l’audience du 23 septembre 2009.

23 Par ordonnance du 29 novembre 2010, le Tribunal a décidé de rouvrir la procédure orale, conformément à l’article 62 de son règlement de procédure, afin d’inviter les parties, dans le cadre des mesures d’organisation de la procédure, à répondre à des questions. Les parties ont déféré à ces demandes. La procédure orale a ensuite été close le 8 juin 2011.

24 Le requérant avance un moyen unique tiré d’une appréciation erronée des faits. Dans le cadre de ce moyen, il soutient que la Commission a erronément exclu certains frais. Il s’agit, premièrement, de frais de personnel, deuxièmement, de frais de voyage et de séjour et, troisièmement, de frais de conférences et de séminaires, qui, selon le requérant, auraient dû être considérés comme éligibles.

25 Il convient de rappeler que, en vertu de l’article 44, paragraphe 1, sous c), du règlement de procédure, toute requête doit indiquer l’objet du litige et l’exposé sommaire des moyens invoqués.

26 Selon une jurisprudence constante, cette indication doit être suffisamment claire et précise pour permettre à la partie défenderesse de préparer sa défense et au Tribunal de statuer sur le recours, le cas échéant, sans autres informations à l’appui. Afin de garantir la sécurité juridique et une bonne administration de la justice, il faut, pour qu’un recours soit recevable, que les éléments essentiels de fait et de droit sur lesquels celui-ci se fonde ressortent d’une façon cohérente et compréhensible du texte de la requête même. Si ce texte peut être étayé et complété sur des points spécifiques par des renvois à des passages déterminés de pièces qui y sont annexées, un renvoi global à d’autres écrits, même annexés à la requête, ne saurait pallier l’absence des éléments essentiels dans la requête. Il n’appartient pas au Tribunal de rechercher et d’identifier, dans les annexes, les moyens et arguments qu’il pourrait considérer comme constituant le fondement du recours, les annexes ayant une fonction purement probatoire et instrumentale (voir arrêts du Tribunal du 20 avril 1999, Limburgse Vinyl Maatschappij e.a./Commission, T-�305/94 à T-�307/94, T-�313/94 à T-�316/94, T-�318/94, T-�325/94, T-�328/94, T-�329/94 et T-�335/94, Rec. p. II-�931, point 39, et la jurisprudence citée, et du 14 décembre 2005, Honeywell/Commission, T-�209/01, Rec. p. II-�5527, points 55 à 57, et la jurisprudence citée).

27 Force est de constater que pour les dépenses relatives aux postes A 19, A 38, B 1 à B 10, B 12, B 22, B 26, B 28, B 32, E 5, E 6, E 9 à E 11, E 19, E 31, E 32, E 36, E 38, E 50, E 52, E 54, E 57 et E 63, le Tribunal n’est manifestement pas en mesure d’apprécier sur la base des éléments de la requête si la Commission a commis des erreurs d’appréciation.

28 En premier lieu, en ce qui concerne le poste A 19, relatif à des frais de personnel, ainsi que les postes B 8, B 9, B 10 et B 12, relatifs aux frais de voyage et de séjour, et les postes E 11, E 31, E 36 et E 38, relatifs aux frais de conférences et de séminaires, le requérant se limite dans la requête, en substance, à affirmer que des pièces justificatives ont été transmises à la Commission ultérieurement et que ces dépenses auraient donc dû être reconnues. Or, de telles affirmations abstraites, accompagnées d’aucune explication factuelle ou juridique, ne permettent pas au Tribunal de comprendre quelle est l’erreur alléguée à moins qu’il ne procède à un travail de recherche et d’identification du grief en cause sur la base des annexes de la requête, ce qu’il ne lui appartient pas de faire, ainsi qu’il a été rappelé au point 26 ci-dessus. Par ailleurs, une même conclusion s’impose en ce qui concerne le poste A 38, pour lequel le requérant se limite à affirmer dans la requête qu’il convient d’admettre les dépenses en cause, « puisqu’il est prouvé que cette prestation a été fournie dans le cadre du [P]rojet ». Tous ces griefs, tels que présentés dans la requête, sont donc dépourvus du minimum de clarté et de précision requis au titre de l’article 44, paragraphe 1, sous c), du règlement de procédure et doivent donc être rejetés comme étant irrecevables.

29 En second lieu, concernant les postes B 1 à B 7, B 22, B 26, B 28 et B 32, relatifs aux frais de voyage et de séjour, le requérant se limite à indiquer, quant au poste B 1, que le refus du remboursement de cette dépense est « contraire aux dispositions prises par la [Commission] selon lesquelles les frais de séjour englobent l’ensemble des frais de voyage sur place sauf les frais de transport vers et en provenance de l’aéroport » et que, « par le passé, de telles dépenses ont toujours été reconnues séparément ». Par ailleurs, pour les autres postes susmentionnés, le requérant se limite à indiquer que « les mêmes faits que ceux qui sont indiqués [pour le poste] B 1 sont à l’origine [du] poste budgétaire » en cause. En l’absence notamment d’une précision quelconque concernant les « dispositions » prétendument prises par la Commission et vu le caractère abstrait de l’allégation selon laquelle de telles dépenses ont toujours été reconnues par le passé, il est impossible de comprendre la portée de ces griefs et il y a donc lieu de conclure qu’ils sont également dépourvus du minimum de clarté et de précision requis, de sorte qu’ils sont irrecevables. Doivent dès lors également être rejetés comme irrecevables sur la base de l’article 44, paragraphe 1, sous c), du règlement de procédure, pour les mêmes raisons, les griefs relatifs aux postes E 5, E 6, E 9, E 10, E 19, E 32, E 50, E 52, E 54, E 57 et E 63, concernant les frais de conférences et de séminaires, pour lesquels le requérant se limite à soutenir que les « mêmes faits que ceux qui sont indiqués [pour le poste] B 1 sont à l’origine de ce poste budgétaire de sorte qu’il convient également de reconnaître ces dépenses ».

30 Les dépenses contestées pour lesquelles le Tribunal juge les griefs recevables concernent les postes A 6, A 17, A 18, A 20, A 21, A 26, A 27, A 33, A 34, A 36, A 39, A 40, A 41, A 43 et A 44. Le Tribunal examinera d’abord ensemble les griefs concernant les postes A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 et A 36.

31 Ces postes budgétaires concernent des frais de rémunération de personnes engagées par le requérant en tant qu’assistants ou stagiaires auprès de personnes nommément prévues dans le budget prévisionnel. Les décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée indiquent comme motif d’exclusion qu’il s’agit de dépenses qui n’étaient pas prévues dans le budget prévisionnel. La décision attaquée spécifie, en outre, que des assistants et des stagiaires n’étaient pas prévus dans le budget prévisionnel.

32 Le requérant fait valoir, en substance, que les personnes en cause ont exécuté des tâches sous la responsabilité de personnes mentionnées dans le budget prévisionnel. Il soutient, par ailleurs, que, pour chacun d’entre elles, le montant prévu des dépenses n’a pas été dépassé. Selon lui, de telles dépenses ont toujours été reconnues comme éligibles dans le passé. Il avance, en outre, qu’est dépourvu de pertinence le fait que les personnes en cause n’ont pas été mentionnées dans le budget prévisionnel.

33 Le requérant conteste l’argument de la Commission selon lequel le bénéficiaire d’une subvention n’est pas habilité à modifier ou à remplacer de sa propre autorité le personnel nommément désigné dans le budget prévisionnel. L’article II.14.1 de la convention de subvention, selon lequel les coûts éligibles doivent être prévus dans le budget prévisionnel, ne concernerait que les coûts. Selon le requérant, il ne pourrait en être déduit que les coûts sont fixés pour des personnes données. Par ailleurs, selon lui, le Guide, lequel ne serait toutefois pas contraignant, indique en son point IV.1, sous la rubrique intitulée « Remarques générales », que le personnel dirigeant clef ne peut être changé sauf pour raisons exceptionnelles dûment justifiées et avec l’approbation préalable de la Commission. Le requérant en déduit qu’un changement unilatéral du personnel est exclu uniquement pour le personnel occupant une position stratégique. Il résulterait également du Guide que l’important est d’atteindre les résultats prévus, raison supplémentaire pour laquelle il serait en droit d’affecter au Projet d’autres personnes que celles qui étaient prévues à l’origine lorsque cela s’impose pour la réalisation des objectifs prévus.

34 Concernant les postes A 18, A 20 et A 34, le requérant précise, en outre, que le responsable du Projet au sein de la Commission était au courant du recrutement de l’assistante en cause. Il ajoute, dans la réplique, qu’un accord sur la participation de cette personne au Projet est intervenu oralement entre M^me S., coordonnatrice du Projet, et la personne gérant le Projet au sein de la Commission. Il propose au Tribunal de recueillir à cet égard le témoignage de M^me S. et soumet ses coordonnées. Enfin, il soutient que les contrats de partenariat avec l’université partenaire au sein de laquelle la personne en cause a été employée prévoyaient également expressément sa participation au Projet. Il soumet une copie de ces contrats de partenariat en annexe à la réplique.

35 Concernant les postes A 26 et A 27, le requérant ajoute que la participation de la personne en cause au Projet avait été convenue avec le responsable du Projet au sein de la Commission. En annexe à la réplique, le requérant soumet une copie du contrat de stage de la personne en cause ainsi que des preuves de paiement qui auraient déjà été fournies à la Commission.

37 Le requérant ne conteste pas que l’emploi des personnes en cause en tant qu’assistant ou stagiaire n’était pas prévu dans le budget prévisionnel. Selon lui, leur participation au Projet n’était toutefois pas soumise à l’obligation d’un accord écrit de la part de la Commission.

38 Il ressort de la partie introductive de la convention de subvention que les annexes, dont le budget prévisionnel, en sont une partie intégrante. Le budget prévisionnel contient sous la rubrique A relative aux frais de personnel une liste de huit personnes.

39 Il doit être relevé que l’article II.13.1 de la convention de subvention prévoit que toute modification des conditions d’octroi de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit et qu’un accord oral à cet égard ne lie pas les parties.

40 Il y a également lieu de souligner que l’article II.14.1 de la convention de subvention indique que seuls sont éligibles les coûts prévus dans le budget prévisionnel annexé à la convention de subvention.

41 Il peut être déduit des points précédents qu’un changement des personnes mentionnées sous la rubrique A du budget prévisionnel doit faire l’objet d’un accord écrit de la part de la Commission, et ce même s’il s’agit de l’ajout du nom d’une personne à la liste existante.

42 Force est de constater que le requérant n’avance pas d’argument valable pour remettre en cause la conclusion selon laquelle les changements en cause nécessitent un accord écrit au sens des termes de l’article II.13.1 de la convention de subvention.

43 Le point IV.1 du Guide ne permet pas de conclure que la participation d’assistants et de stagiaires à l’exécution du Projet pouvait se faire sans un accord écrit de la Commission. En effet, il indique que le changement du personnel dirigeant clef ne peut se faire que dans des circonstances exceptionnelles dûment justifiées et avec l’accord écrit préalable de la Commission. Ladite disposition précise également qu’une modification non autorisée d’un des éléments déterminants de la convention de subvention, tels que le personnel dirigeant clef, peut conduire la Commission à annuler la subvention et à demander le remboursement des crédits déjà versés.

44 En effet, s’agissant d’un Projet qui ne prévoit que la participation de huit personnes dans le budget prévisionnel, l’exécution d’une partie du travail par une personne autre que ces huit personnes peut être considérée comme un changement relatif à un membre du « personnel dirigeant clef », lequel n’est pas défini. En tout état de cause, le point IV.1 du Guide n’implique pas nécessairement que le changement d’un membre du personnel autre que le personnel dirigeant clef puisse se faire sans accord écrit. En effet, il découle d’une lecture combinée de cette disposition du Guide et de l’article II.13.1 de la convention de subvention que de tels changements sont soumis à l’obligation d’un accord écrit mais que le changement du personnel dirigeant clef requiert une motivation supplémentaire relative à l’existence de raisons exceptionnelles et que l’absence d’accord écrit relatif à un tel changement peut conduire à l’annulation de la subvention. Enfin, les dispositions du Guide ne sauraient être interprétées de façon à rendre inopérantes les dispositions claires de la convention de subvention.

45 Ne saurait prospérer l’argument du requérant selon lequel le Guide confère une importance fondamentale à l’obtention des résultats prévus par le Projet, ce qui justifierait l’ajout de stagiaires ou d’assistants afin de garantir la réussite du Projet. En effet, selon un principe fondamental régissant les concours financiers, l’Union européenne ne peut subventionner que des dépenses effectivement engagées. Dès lors, afin que la Commission puisse exercer un rôle de contrôle, les bénéficiaires de tels concours doivent démontrer la réalité des coûts imputés aux projets subventionnés, la fourniture par ces bénéficiaires d’informations fiables étant indispensable au bon fonctionnement du système de contrôle et de preuve mis en place pour vérifier si les conditions d’octroi des concours sont remplies. Il ne suffit donc pas de démontrer qu’un projet a été réalisé pour justifier l’attribution d’une subvention spécifique. Le bénéficiaire de l’aide doit, de surcroît, apporter la preuve qu’il a exposé les frais déclarés conformément aux conditions fixées pour l’octroi du concours concerné, seuls des frais dûment justifiés pouvant être considérés comme éligibles. Son obligation de respecter les conditions financières fixées constitue même l’un de ses engagements essentiels et, de ce fait, conditionne l’attribution du concours financier (voir arrêt du Tribunal du 22 mai 2007, Commission/IIC, T-�500/04, Rec. p. II-�1443, point 94, et la jurisprudence citée).

46 L’argument tiré d’une prétendue acceptation par la Commission de telles pratiques dans le passé, en raison de son caractère général et du fait qu’il n’est accompagné d’aucune preuve concrète, ne saurait permettre d’accueillir le grief en cause.

47 Quant au témoignage de M^me S. relatif à l’existence d’un accord oral concernant l’emploi de la personne concernée par les postes A 18, A 20 et A 34 évoqué dans la réplique, cette offre de preuve est irrecevable pour cause de tardiveté. En effet, il y a lieu de rappeler que, en vertu de l’article 44, paragraphe 1, sous e), du règlement de procédure et de l’article 48, paragraphe 1, dudit règlement, la requête doit contenir les offres de preuve. Il est vrai que la preuve contraire et l’ampliation des offres de preuve fournies à la suite d’une preuve contraire de la partie adverse dans le mémoire en défense ne sont pas visées par la règle de forclusion prévue à l’article 48, paragraphe 1, du règlement de procédure (voir, en ce sens, arrêt Commission/IIC, point 45 supra, point 189). Toutefois, en l’espèce, le requérant ayant été en mesure de présenter cette offre de preuve dans sa requête, ce qu’il ne conteste pas, celle-ci relève de la règle de forclusion susmentionnée.

48 En tout état de cause, concernant les arguments tirés de l’existence de prétendus accords oraux de la part des personnes de la Commission responsables du Projet, outre le fait que la Commission conteste l’existence de tels accords, force est de constater qu’ils sont inopérants, car il découle de ce qui précède que l’emploi de stagiaires et d’assistants était soumis à une obligation d’obtenir l’accord écrit préalable de la Commission.

49 Quant aux copies de contrats relatifs à tous les postes en cause et de justificatifs de paiement soumis au stade de la réplique en réponse à l’argument de la Commission selon lequel de tels documents auraient dû être soumis, il n’y a pas lieu de les examiner dès lors qu’il a été établi que l’accord écrit de la Commission indispensable pour les dépenses en cause fait défaut en l’espèce.

50 Il s’ensuit que le requérant ne présente aucun argument permettant d’établir que la Commission aurait commis une erreur en excluant les dépenses en cause au motif qu’elles n’avaient pas été prévues dans le budget prévisionnel. Les griefs relatifs aux postes A 18, A 20, A 26, A 27, A 34 et A 36 doivent donc être rejetés.

51 Pour ce poste, des dépenses d’un montant de 487,53 euros relatives au salaire de M^meG.-G. n’ont pas été reconnues. Il ressort des décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée que la Commission a exclu le montant en cause au motif qu’il concernait une dépense relative à une période inéligible (août 2004). Le requérant a soumis, avec la lettre du 26 septembre 2007, une copie d’une fiche de salaire de M^meG.-G. pour le mois d’août 2005, qui est compris dans la période éligible, circonstance dont ne fait état ni la décision attaquée ni le décompte qui y est annexé. Dans la décision attaquée, l’exclusion des dépenses pour le poste en cause est motivée par l’affirmation selon laquelle « les documents additionnels envoyés sont différents des originaux ».

52 Le requérant soutient que la Commission a exclu à tort la dépense en cause au motif qu’elle n’a pas été exposée au cours de la durée d’exécution du Projet. Il fait valoir qu’il s’agit d’une dépense d’août 2005. Il concède avoir présenté au départ une attestation erronée concernant une période antérieure à celle de l’exécution du Projet mais soutient l’avoir corrigée par la suite.

53 Par ailleurs, il indique que la Commission lui a constamment opposé de nouveaux arguments. Dans la décision attaquée, elle aurait uniquement indiqué que les documents additionnels concernant ce poste ne correspondaient pas aux originaux. Or, selon lui, la copie qu’il a transmise dans la phase précontentieuse est une photocopie correcte de l’original du bulletin de salaire de M^meG.-G. pour le mois d’août 2005. Selon le requérant, il n’était pas nécessaire de transmettre des copies certifiées conformes à l’original. À titre conservatoire, il soumet une telle copie certifiée en annexe à la réplique.

54 De plus, l’argument de la Commission selon lequel un nouveau contrat de travail devait être présenté serait nouveau. La Commission aurait dû demander la production de ce contrat de travail, conformément à l’article II.15.4 de la convention de subvention, selon lequel elle peut, après réception de la demande de paiement et des preuves jointes, soit approuver le rapport, soit le rejeter, soit demander des informations supplémentaires au bénéficiaire.

55 Enfin, le requérant soutient que M^meG.-G. n’était pas employée de manière permanente mais en vertu de contrats à durée déterminée. Au cours des périodes en cause, elle se serait occupée uniquement du Projet et n’aurait pas été chargée de travaux administratifs ni d’autres activités d’ordre général. Il ne serait pas possible d’exclure ces dépenses en raison de règles spécifiques applicables à des travailleurs permanents prévues par le Guide, lequel ne serait en tout état de cause pas applicable en l’espèce.

56 La Commission relève que le requérant ne conteste pas avoir présenté initialement des justificatifs correspondant à une période autre que celle au cours de laquelle le Projet était mis en œuvre. Elle invoque le Guide pour soutenir qu’il fallait des copies certifiées conformes des documents soumis, que le requérant aurait dû présenter le contrat de travail de la personne en cause et que la participation de personnel permanent du requérant au Projet aurait dû être spécifiquement justifiée.

57 Dans la duplique, la Commission ajoute que l’obligation d’apposer la mention « Copie certifiée conforme » sur les documents qui ne sont pas des originaux était connue du requérant grâce au Guide. Elle fait valoir que le requérant a présenté des copies authentifiées pour le mois d’août 2004 et pour justifier d’autres frais. Par ailleurs, les copies certifiées de la fiche de salaire et du contrat de travail soumis avec la réplique ne seraient pas à prendre en considération, puisqu’elles auraient été présentées tardivement. Enfin, la Commission soutient qu’il ne ressort pas du contrat de travail à durée déterminée conclu pour la période du 1^erjanvier 2005 au mois de décembre 2005 annexé à la réplique que M^meG.-G., qui était déjà employée par le requérant en août 2004, a été recrutée spécialement pour le Projet, devant être exécuté au cours de la période allant de mai 2005 à mai 2006, ni qu’elle a été affectée à sa réalisation.

58 La Commission fait valoir que les dépenses en cause ont été exclues parce que la fiche de salaire soumise pour le mois d’août 2005 n’était pas certifiée conforme et que, en outre, la personne concernée était une collaboratrice permanente du requérant, ce qui ne serait admis qu’en cas de preuve de conditions particulières. Par ailleurs, interrogée à l’audience par le Tribunal sur l’interprétation du motif d’exclusion selon lequel « les documents additionnels envoyés sont différents des originaux », la Commission, tout en reconnaissant son caractère peu développé, a fait valoir que ledit motif fonde néanmoins l’exclusion de la dépense en cause parce que, les documents supplémentaires soumis n’ayant pas été certifiés, ils sont différents des premiers documents soumis. À l’audience, la Commission a fait valoir, en outre, que la portée d’un acte administratif dépend de son contexte et que, en matière de subventions, la non-éligibilité de dépenses ne doit pas s’accompagner d’exigences importantes quant à sa motivation, notamment parce qu’il ne s’agirait pas, dans le cadre de la répartition de subventions, d’une intervention grave ou importante.

59 Force est de constater que la portée du motif d’exclusion en l’espèce n’est pas claire. En effet, au vu du fait que, ainsi que la Commission le confirme, le but de la phase de commentaires dans la procédure de détermination du montant final de la subvention est que le requérant ait la possibilité de soumettre des preuves additionnelles, le motif d’exclusion mentionné dans la décision attaquée selon lequel « les documents additionnels envoyés sont différents des originaux » est dépourvu de pertinence. Par ailleurs, l’argument de la Commission tiré d’un prétendu assouplissement de son devoir de motivation en matière d’éligibilité de dépenses dans le cadre d’une subvention concerne l’obligation de fournir une motivation d’un point de vue formel et ne saurait pallier au vice constaté dans le motif d’exclusion avancé quant au fond. Enfin, les motifs d’exclusion avancés par la Commission devant le Tribunal qui ne trouvent aucun fondement dans la décision attaquée, tels que ceux relatifs à l’absence de soumission d’une copie certifiée conforme, à la présentation d’un contrat de travail et au statut de la personne en cause, ne sauraient être pris en compte, car la motivation doit, en principe, être communiquée à l’intéressé en même temps que la décision lui faisant grief (voir, en ce sens, arrêt de la Cour du 26 novembre 1981, Michel/Parlement, 195/80, Rec. p. 2861, point 22).

60 Dans ces circonstances, le grief relatif à l’exclusion des dépenses pour le poste A 6 doit être accueilli.

61 Pour ces postes, des dépenses d’un montant de, respectivement, 2 750 euros, 4 290 euros et 3 300 euros, correspondant à la rémunération de M^me G. pour, respectivement, les mois de juin 2005, d’octobre 2005 et de février 2006, n’ont pas été admises. La lettre du 14 août 2007 contenait un commentaire selon lequel des dépenses pour lesquelles les copies des factures n’ont pas été fournies sont inéligibles, une demande de paiement interne doit être accompagnée d’une copie du reçu et les factures doivent spécifier certaines données telles que le type de service fourni, le bénéficiaire dudit service, la date de la prestation et son tarif. Les décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 ainsi qu’à la décision attaquée indiquent comme motif d’exclusion : « Document inéligible. Pas de titre de paiement ».

62 Le requérant soutient avoir soumis pendant la procédure administrative pour le poste A 17 des pièces justificatives émanant d’une université partenaire du Projet, où M^meG. était employée, portant sur un montant de 3 850 euros, y compris des fiches de salaire de M^meG. et une déclaration relative à son traitement. Selon lui, les dépenses correspondant aux postes A 21 et A 33 sont fondées sur les mêmes faits de sorte qu’elles seraient également éligibles.

63 Le requérant indique également qu’une lettre de l’université du 5 juin 2006 fournie à la Commission confirmait que M^me G. y était employée et qu’elle avait été payée par ladite université. Il fait valoir que, contrairement à ce qu’allègue la Commission, il n’est pas nécessaire de présenter un contrat de travail ni d’autres documents concernant les rapports contractuels entre M^meG. et l’université. Cette dernière serait la seule compétente pour verser des salaires à M^me G.

64 Le requérant affirme, par ailleurs, que le contrat de partenariat avec l’université pour le Projet prévoyait que les coûts des projets à sa charge seraient payés en trois versements. Les premier et deuxième versements auraient été effectués mais le troisième ne devrait l’être que lorsque la Commission aurait autorisé les dépenses correspondantes et versé le montant afférent. Il indique que des copies du contrat de partenariat et des pièces justificatives ont été jointes en annexe à la réplique. Par ailleurs, selon le requérant, l’arrangement en cause correspond à une longue pratique administrative de la Commission sur laquelle il aurait pu se fonder. En outre, la convention de subvention n’exigerait pas qu’il ait versé les sommes en question à l’université en cause, car elle utilise les termes « effectivement exposés », ce qui signifierait en allemand que les dépenses en question doivent effectivement être dues et pas nécessairement que le destinataire aurait dû effectivement verser ces sommes, sinon la disposition aurait indiqué que les coûts doivent être effectivement « acquittés ». Le requérant soutient qu’il résulte du contrat de partenariat susmentionné qu’il doit encore acquitter les sommes en cause à l’égard de cette dernière. Il aurait correctement intégré ces obligations dans sa comptabilité.

66 À la suite de la lettre du 14 août 2007, le requérant a soumis, avec ses lettres de septembre 2007, certains documents supplémentaires. Ainsi, il a joint à la lettre du 13 septembre 2007 une lettre de l’université confirmant que M^me G. était payée par ladite université, une fiche avec un calcul de salaire correspondant à la période du 31 mai au 30 septembre 2005 pour un montant de 3 850 euros et un relevé d’heures pour cette période. Par ailleurs, il a joint à la lettre du 26 septembre 2007 une déclaration de l’université selon laquelle cette dernière a cofinancé le salaire de M^meG. pour un montant de 11 440 euros. Les dépenses en cause ont toutefois à nouveau été exclues par la Commission dans le décompte annexé à la décision attaquée, par la même mention que dans le décompte annexé à la lettre du 14 août 2007 : « Document inéligible. Pas de titre de paiement ».

67 Il ressort de l’article II.14.1 de la convention de subvention que, pour être éligible, des coûts doivent, en particulier, être effectivement encourus par le bénéficiaire et être identifiables et contrôlables. Contrairement à ce qu’affirme le requérant, le critère des coûts réellement encourus est sans équivoque et ne saurait se référer à des montants dus mais non effectivement exposés. En effet, ainsi qu’il a été rappelé ci-dessus, l’Union ne peut subventionner que des dépenses effectivement engagées (arrêt Commission/IIC, point 45 supra, point 94). Or, aucun des documents soumis par le requérant ne contient une preuve de paiement des sommes en cause par le requérant. Dans ces circonstances, la Commission était en droit d’exclure des dépenses pour lesquelles la preuve d’un paiement effectif par le requérant n’a pas été soumise pendant la procédure administrative.

68 Enfin, les documents soumis en annexe à la réplique, notamment une copie du contrat entre le requérant et l’université qui contient des précisions sur les obligations financières du requérant envers celle-ci et des preuves de paiement, ne sauraient être pris en compte. En effet, il doit être rappelé que, dans le cadre d’un recours en annulation, la légalité d’un acte doit être appréciée en fonction des éléments de fait et de droit existant à la date où l’acte a été adopté (voir, en ce sens, arrêt de la Cour du 7 février 1979, France/Commission, 15/76 et 16/76, Rec. p. 321, point 7). Des documents soumis par le requérant pour la première fois devant le Tribunal, qui auraient pu être soumis par lui pendant la procédure administrative à la suite de la lettre du 14 août 2007, ne peuvent pas être pris en compte pour juger de la légalité de la décision attaquée. De même, les motifs d’exclusion avancés par la Commission devant le Tribunal qui ne trouvent aucun fondement dans la décision attaquée, tels que l’absence de soumission pendant la procédure administrative d’un contrat de travail ou de documents concernant les rapports contractuels entre M^meG. et l’université de R., ne sauraient être pris en compte, conformément à la jurisprudence citée au point 59 ci-dessus.

70 Pour les postes en cause, des dépenses de montants de, respectivement, 207,92 euros, 271,20 euros, 271,20 euros et 100 euros, dont les trois premiers correspondent à des éléments de la rémunération de M^meL. et le quatrième à une partie de la rémunération de M^meP., n’ont pas été reconnues. Les dépenses litigieuses ont été exclues dans les décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée au motif qu’il y avait seulement une facture pour le montant reconnu. En outre, la décision attaquée indique pour ces postes que les documents additionnels fournis sont différents de ceux soumis initialement. Les documents additionnels fournis avec la lettre du 13 septembre 2007 concernent des fiches de salaire pour les personnes en cause.

71 Le requérant soutient que la Commission n’a reconnu que le salaire net de ces personnes et non le salaire brut. Selon lui, il faut cependant reconnaître le salaire brut, puisqu’il correspond aux dépenses qui ont réellement été engagées. Dans la mesure où la Commission justifie la non-admission de ces dépenses dans la décision attaquée en affirmant que les documents soumis ne correspondent pas aux documents présentés initialement, le requérant avance que ceux présentés par la suite sont des fiches de salaires incluant les cotisations patronales.

72 Dans la réplique, le requérant ajoute que les arguments avancés par la Commission dans le mémoire en défense ne ressortent pas de la décision attaquée. Il allègue que, si la Commission avait critiqué à un stade antérieur l’absence de justificatifs, ceux-ci lui auraient été présentés. Des photocopies certifiées conformes des preuves de paiement des montants en cause seraient annexées à la réplique.

73 Le requérant allègue, par ailleurs, qu’il ne comprend pas la critique de la Commission sur la base de laquelle, dans le cas de M^meP., seul un montant brut de 1 600 euros était pris en compte. Il indique avoir pu à juste titre comptabiliser des coûts salariaux totaux d’un montant de 1 839,30 euros et ne pas comprendre pourquoi le fait d’indiquer un montant moins important dans le décompte fait l’objet d’une critique.

74 La Commission soutient que, conformément au Guide, les coûts du personnel affecté à la mise en œuvre de l’action, équivalant aux salaires réels augmentés des charges sociales et des autres coûts légaux, rentrent dans la rémunération. Il serait toutefois impératif que le bénéficiaire supporte réellement ces coûts et produise un justificatif de paiement correspondant, ce qui n’aurait pas été fait en l’espèce. Selon la Commission, le requérant a, dans un premier temps, uniquement présenté des justificatifs portant sur les salaires bruts des salariés, lesquels ont tous été reconnus comme éligibles. Par la suite, il aurait présenté, en plus, des prétendues fiches de salaires faisant apparaître des cotisations sociales complémentaires à la charge de l’employeur, pour lesquelles il n’aurait toutefois pas fourni de justificatifs de paiement. La Commission fait valoir, par ailleurs, que, dans le cas de M^meP., le montant de 1 600 euros revendiqué est inférieur au montant total figurant sur la fiche de salaire, qui serait de 1 839,30 euros. Selon elle, cette différence montre que l’on ne peut pas renoncer à la présentation de justificatifs de paiement. Dans la duplique, la Commission ajoute que les pièces présentées en annexe à la réplique ne sauraient remettre en cause la légalité de la décision attaquée.

75 Ainsi qu’il a été indiqué pour le poste A 6 ci-dessus, le sens de la phrase de la décision attaquée, selon laquelle les documents additionnels sont différents de ceux fournis initialement, est dépourvu de pertinence, car, comme l’admet la Commission, c’est précisément le but de la deuxième phase de la procédure de détermination du montant final de la subvention que des documents additionnels soient fournis par le bénéficiaire de ladite subvention.

76 De plus, la motivation supplémentaire dans le décompte annexé à la décision attaquée, selon laquelle une facture aurait seulement été présentée pour les montants reconnus, inférieurs aux montants réclamés, ne permet pas davantage de justifier l’exclusion des dépenses. En effet, au moins en ce qui concerne les postes A 39, A 40 et A 41, les montants indiqués dans les fiches de salaire correspondent à ceux réclamés par le requérant dans le projet de décompte de septembre 2006 (voir point 13 ci-dessus).

77 Devant le Tribunal, la Commission fait valoir que des preuves de paiement n’ont pas été fournies pour les montants réclamés. Force est toutefois de constater que ce motif ne correspond pas à celui figurant dans la décision attaquée, car celle-ci se réfère tout au plus à l’absence de factures pour les montants en cause. Or, ainsi qu’il a été rappelé au point 59 ci-dessus, la Commission ne saurait pallier l’insuffisance de la motivation de la décision attaquée par des motifs avancés pour la première fois devant le Tribunal.

78 Dans ces circonstances, le grief relatif à l’exclusion des dépenses pour les postes A 39, A 40, A 41 et A 43 doit être accueilli.

79 Pour ce poste, une dépense d’un montant de 1 500 euros, correspondant au salaire de M^meS. pour le mois de mai 2006, n’a pas été reconnue. Elle a été exclue dans les décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée, sur lesquels figurent les mentions « Rejeté » et « [L]a facture est la même que dans le projet […] ». La lettre du 14 août 2007 indique également que des dépenses qui ont été présentées pour le Projet et pour un autre projet sont automatiquement exclues pour les deux projets. La décision attaquée ajoute que les documents additionnels sont différents de ceux fournis initialement.

80 Le requérant conteste que le même montant ait été comptabilisé deux fois dans le cadre de deux projets différents. Selon lui, la somme en cause n’est qu’une partie du salaire mensuel de M^meS., qui serait d’un montant total de 3 060,75 euros, dont seuls 1 500 euros auraient été imputés au Projet. Les 1 494 euros restants auraient été imputés au projet JAI/DAP/2004-1/080.

81 Dans la réplique, le requérant ajoute que les critiques avancées par la Commission dans le mémoire en défense sont nouvelles et ne figurent pas dans la décision attaquée. Concernant la critique selon laquelle il n’aurait pas présenté de justificatifs pour les dépenses d’un montant de 3 060,75 euros, le requérant fait valoir qu’il s’agit d’une somme totale qui comporte la contribution de l’employeur aux cotisations de sécurité sociale. Dans le cas de M^meS., on aboutirait à un montant de 1 278,38 euros qu’il aurait versé à la caisse de maladie et dont le versement aurait été attesté par des preuves certifiées conformes jointes en annexe à la réplique. Le requérant soutient, par ailleurs, que l’argument de la Commission selon lequel il n’aurait pas précisé dans le budget prévisionnel que M^meS. allait travailler en mai 2006 pour deux projets différents est dépourvu de pertinence, car il n’y serait pas tenu. Il fait valoir, enfin, que les doubles facturations répertoriées par la Commission n’existent pas, car il ne serait pas exclu d’emblée que M^meS. ait travaillé 16 heures un jour donné. Selon le requérant, des journées de travail dépassant le temps de travail « normal » de 8 heures par jour n’ont rien d’extraordinaire dans la vie des entreprises, notamment, en période de pointe.

83 Il y a lieu de constater, comme pour les postes A 6, A 39, A 40, A 41 et A 43, que le motif d’exclusion selon lequel les documents additionnels sont différents de ceux fournis initialement est dénué de pertinence.

84 Il y a donc lieu d’examiner si l’autre motif d’exclusion relatif à une présomption de double facturation justifie l’exclusion de la dépense réclamée.

85 Force est de constater que l’exclusion initiale de la dépense en cause était justifiée, car il ressort de l’article II.14.4 de la convention de subvention que des coûts déclarés dans le cadre de deux programmes différents sont inéligibles. Or, ainsi qu’il ressort des documents présentés par la Commission, le requérant avait soumis la même fiche de salaire indiquant un montant de 1 515,15 euros dans le cadre de deux projets différents.

86 Il y a donc lieu d’examiner si les documents additionnels soumis par le requérant pendant la phase précontentieuse auraient pu dissiper tout doute de double facturation.

87 À cet égard, a été présentée une fiche de salaire qui fait état d’un montant total de 3 060,75 euros, sur laquelle il est écrit à la main que 1 500 euros sont imputés au Projet, ce qui est également confirmé dans le corps de la lettre du 13 septembre 2007, qui ajoute qu’un montant de 1 494 euros avait été imputé à l’autre projet concerné par la présomption de double facturation. Force est toutefois de constater que, outre l’imprécision de ces montants par rapport aux 1 515 euros réclamés initialement dans le cadre de chacun des deux projets, relevée par la Commission à juste titre, celle-ci a pu considérer que l’ajout à la main de la circonstance qu’un montant de 1 500 euros a été attribué à tel ou tel projet ne dissipait pas tout doute de double facturation.

88 En effet, il ressort de l’article II.14.1 de la convention de subvention que, afin d’être éligibles, les coûts doivent être identifiables et contrôlables. De même, ainsi qu’il a été rappelé au point 45 ci-dessus, la fourniture par des bénéficiaires de subventions d’informations fiables est indispensable au bon fonctionnement du système de contrôle et de preuve mis en place pour vérifier si les conditions d’octroi des concours sont remplies.

89 Dans ces circonstances, le grief doit être écarté. En effet, même si, d’une part, le requérant relève à juste titre concernant les relevés d’heures des deux projets soumis par la Commission qu’il ne saurait être exclu qu’une personne puisse travailler 16 heures par jour sur deux projets parallèles et, d’autre part, doivent être rejetés, dans la mesure où ils n’ont pas été avancés dans la phase précontentieuse, les arguments de la Commission selon lesquels il aurait dû être précisé dans le budget prévisionnel que la personne en cause allait travailler au mois de mai 2006 sur deux projets et des preuves de paiement auraient dû être présentées, celle-ci n’a pas commis d’erreur en excluant les dépenses relatives au poste A 44 en raison d’une présomption de double facturation au vu du manque de clarté des preuves et de l’absence d’explications claires fournies par le requérant lors de la procédure administrative.

90 Pour ce poste, un montant de 279,10 euros concernant des dépenses d’hôtel et de restaurant de M^meS. relatives à une réunion à Florence (Italie) n’a pas été reconnu au motif indiqué dans les décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée qu’il s’agissait de frais non prévus dans le budget prévisionnel.

91 Le requérant soutient qu’il s’agit de frais exposés par M^meS. en tant que coordonatrice du Projet, lesquels étaient prévus dans le budget prévisionnel. D’après celui-ci, le coordonateur aurait la possibilité de participer aux trois rencontres prévues avec les partenaires du Projet. Cette dépense aurait, par conséquent, dû être reconnue. Le requérant ajoute dans la réplique que M^meS. a participé à la première rencontre concernant le Projet à Florence, les 23 et 24 mai 2005. Elle aurait participé immédiatement après à une rencontre concernant un autre projet. Les coûts du Projet et ceux relatifs au second projet auraient été séparés et calculés de manière distincte. Le formulaire de virement à l’hôtel M. d’un montant de 741,10 euros porterait sur deux factures, d’une part, la facture du 27 mai 2005, d’un montant de 555,10 euros, et, d’autre part, la facture du 25 mai 2005, d’un montant de 186 euros, qui concernerait les nuitées de M^meG. et qui serait imputée au poste B 8. La facture du 27 mai 2005 porterait sur deux nuitées à 138 euros pour le Projet imputées au poste B 11, deux nuitées à 138 euros pour un autre projet et imputées à ce dernier et, en outre, des extras pour un montant de 3,10 euros.

93 Il ressort des pièces soumises par la Commission que les justificatifs fournis par le requérant au cours de la procédure administrative ne correspondent pas aux montants du virement à l’hôtel et de la facture de l’hôtel ni au montant réclamé à la Commission. Les explications fournies par le requérant à cet égard dans la réplique sont tardives, car il lui aurait appartenu de clarifier sa demande de remboursement pendant la procédure précontentieuse, conformément à son devoir, rappelé au point 88 ci-dessus, de fournir à la Commission des informations fiables.

94 Dans ces circonstances, la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant les dépenses relatives au poste B 11 comme n’ayant pas été prévues au budget prévisionnel. Le grief doit donc être rejeté.

95 Pour ce poste, un montant de 970 euros relatif à des dépenses d’hôtel et de restaurant pour M^mesG., M. et Z.-Z. pour une réunion à Berlin (Allemagne) n’a pas été reconnu. Il ressort du décompte annexé à la décision attaquée que le montant total de 970 euros réclamé pour ce poste a été exclu au motif qu’il s’agissait de frais non prévus dans le budget prévisionnel.

96 Le requérant explique qu’il s’agit de frais exposés par les personnes en cause en tant que partenaires du Projet et que ces frais étaient prévus dans le budget prévisionnel, car il y est fait état, pour chacun des participants au Projet, de trois rencontres au taux journalier de 120 euros. Dans la réplique, il soutient que le mémoire en défense se fonde sur de nouveaux arguments qui seraient cependant également inexacts. Le requérant indique avoir prouvé que les frais d’hôtel ont été payés. Il ressortirait notamment du relevé soumis par la Commission que des frais d’hôtel d’un montant de 2 502,50 euros ont été payés. Selon lui, il faut déduire de la manière dont la somme a été utilisée que le virement portait sur deux factures. Il aurait présenté celle du 27 septembre 2005 mais la seconde facture ne concernerait pas le Projet et n’avait, selon lui, pas besoin d’être présentée en l’espèce.

97 Le requérant reconnaît néanmoins que les frais d’hôtel d’un montant de 970 euros dépassent le plafond de l’indemnité accordée par personne. Il soutient toutefois qu’il en résulte tout au plus que la somme maximale éligible est de 720 euros. Il affirme ne pas comprendre pourquoi la Commission ne reconnaît pas le caractère éligible de cette somme.

99 Il y a lieu de rappeler que le motif d’exclusion avancé pendant la phase administrative et dans la décision attaquée consiste dans le fait que les dépenses en cause ne sont pas prévues au budget prévisionnel. En réponse à une question posée par le Tribunal, la Commission a précisé que, en ce qui concerne ce poste, les dépenses éligibles auraient pu être reconnues à la hauteur du plafond de 720 euros, à condition que toutes les autres conditions d’éligibilité aient été réunies. Selon elle, la non-concordance entre les montants repris sur la facture d’hôtel en cause et le justificatif de paiement constitue un motif d’exclusion.

100 Comme pour le poste B 11, les pièces du dossier révèlent un manquement du requérant à son devoir, rappelé au point 88 ci-dessus, de fournir à la Commission des informations fiables. En effet, ainsi que le relève la Commission, le montant de 2 502,50 euros figurant sur le justificatif de paiement soumis ne correspond pas au montant de la facture d’hôtel, qui s’élève à 970 euros. Les clarifications apportées par le requérant à cet égard dans la réplique sont tardives. Dans ces circonstances, la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant les dépenses relatives au poste B 15 comme n’ayant pas été prévues au budget prévisionnel.

101 Il ressort du décompte annexé à la décision attaquée qu’un montant de 456 euros réclamé pour ce poste au titre de frais de restaurant a été exclu au motif qu’il s’agissait de frais non prévus dans le budget prévisionnel.

102 Le requérant soutient que lesdits frais concernent une rencontre des partenaires du Projet prévue dans le budget prévisionnel. Selon lui, il n’avait pas été possible d’avertir la Commission du changement du lieu prévu pour cette réunion parce qu’il serait intervenu au dernier moment. Toutefois, puisque les frais de restauration qui auraient effectivement été exposés pour cette réunion seraient restés en dessous de ceux initialement prévus dans le budget prévisionnel, ils auraient dû être reconnus.

103 Dans la réplique, le requérant ajoute que la Commission ne réfute pas ses arguments quant au bref délai dans lequel le changement de lieu avait dû s’effectuer. Selon lui, il ressort du budget prévisionnel que les quatre rencontres des partenaires du Projet devaient s’effectuer dans l’un des pays partenaires sans indication de lieu précis. La fixation définitive de l’endroit où avait lieu cette rencontre aurait été déterminée en concertation avec la Commission et celle-ci l’aurait confirmée expressément, ainsi que cela résulterait d’un courrier électronique joint à la réplique. Le requérant avance, par ailleurs que, du fait que la date a été reportée à la dernière minute, M^meC. n’avait pas pu participer à la réunion et avait été remplacée par M^meK. Il n’aurait pas pu se concerter avec la Commission à ce sujet, puisque ce remplacement aurait dû s’effectuer à brève échéance. Selon lui, une telle concertation n’était d’ailleurs pas nécessaire dans un tel cas, ce qui serait confirmé par le Guide.

105 La Commission fait valoir qu’il s’agit de frais relatifs à une réunion entre partenaires pour laquelle le lieu est différent de celui prévu dans le budget prévisionnel. De plus, une des quatre personnes concernées ne serait pas prévue au budget prévisionnel. À cet égard, le requérant avait expliqué dans sa lettre du 13 septembre 2007 qu’il s’agissait d’un changement de lieu et de personne qui avait dû se faire à très brève échéance.

106 Force est de constater que, ainsi que le fait valoir la Commission, le budget prévisionnel ne prévoyait pas de seconde réunion de partenaires à Berlin. De plus, le requérant ne conteste pas qu’une des personnes concernées par les frais exclus n’était pas mentionnée dans le budget prévisionnel. Il invoque toutefois la brève échéance de ces changements pour justifier l’absence de concertation avec la Commission à ce sujet.

107 Il y a lieu de rappeler que, conformément à l’article II.13.1 de la convention de subvention, toute modification des conditions de la subvention doit faire l’objet d’un avenant écrit et qu’un accord oral ne saurait lier les parties à cet égard. Au vu du contenu clair de cette disposition, même une situation d’urgence ne pouvait justifier que le requérant procède aux modifications en cause sans au moins en informer la Commission afin d’obtenir son accord. Par ailleurs, en ce qui concerne en particulier le changement de personnes, il ressort du point 41 ci-dessus qu’il devrait se faire sur la base d’un accord écrit. La référence vague du requérant au fait que le Guide autoriserait de tels changements ne saurait remettre en cause cette conclusion.

108 Quant au courrier électronique relatif à un échange de messages concernant le changement d’un lieu de réunion soumis avec la réplique, outre le fait qu’il s’agit d’une preuve tardive, il y a lieu de constater, en tout état de cause, qu’il concerne une autre réunion que celle en cause en l’espèce.

109 Dans ces circonstances, il y a lieu de conclure que la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant les frais en cause comme n’ayant pas été prévus au budget prévisionnel.

110 Les dépenses contestées pour lesquelles le Tribunal a jugé les griefs recevables concernent les postes E 7, E 8, E 11, E 14, E 16, E 17, E 18 et E 41.

111 Il y a toutefois lieu de préciser, à titre liminaire, en ce qui concerne les postes E 8, E 11, E 14, E 16, E 17 et E 18, que le Tribunal a demandé à l’audience au requérant si son affirmation dans la réplique selon laquelle il se limitait, concernant les frais de conférences et de séminaires, à répondre aux arguments de la Commission pour les postes E 7 et E 41, parce que, d’une part, il n’était pas capable de répondre à l’exigence de présentation de justificatifs distinguant les transferts de l’aéroport des transports locaux et, d’autre part, pour des raisons d’économie de procédure, il n’analyserait que les postes de montants importants, impliquait qu’il se désistait de tous les griefs concernant la rubrique intitulée « Conférences et séminaires » autres que ceux relatifs aux postes E 7 et E 41. Le requérant a répondu à cette question que, pour des raisons d’économie de procédure, ces motifs devaient être abandonnés. Dans ces circonstances, il n’y a plus lieu pour le Tribunal de se prononcer sur les griefs relatifs aux postes E 8, E 11, E 14, E 16, E 17, E 18 et l’examen du Tribunal ci-après se limitera aux griefs relatifs aux postes E 7 et E 41.

112 Il ressort des décomptes annexés à la lettre du 14 août 2007 et à la décision attaquée que, pour ce poste, un montant de 1 532,50 euros de frais d’hôtel a été reconnu éligible, mais que 1 432,50 euros ont été exclus avec la mention « Hébergement non prévu dans le budget ».

113 Le requérant soutient que des frais d’hébergement pour les participants au quatrième atelier étaient prévus dans le budget pour un montant de 960 euros. Il fait valoir que, puisque pour les autres ateliers les dépenses engagées ont été moins élevées, il n’y avait pas eu pour ce poste d’augmentation dépassant de 10 % le budget prévisionnel, de sorte qu’il n’était pas nécessaire d’informer la Commission. Par ailleurs, « les mêmes faits que ceux indiqués pour le poste B 1 seraient à l’origine de ce poste budgétaire », de sorte qu’il conviendrait également de reconnaître ces dépenses.

114 Dans la réplique, le requérant ajoute que, dans la décision attaquée, la Commission a refusé de reconnaître les frais en cause au motif qu’ils ne figuraient pas dans le budget prévisionnel. L’argument du mémoire en défense selon lequel les justificatifs fournis ne correspondent pas à la note d’hôtel serait nouveau. La Commission ne tiendrait pas compte du fait que le virement effectué au bénéfice de l’hôtel d’un montant de 2 502,50 euros, dont une copie est annexée au mémoire en défense, comprend deux factures, à savoir la facture en cause d’un montant de 1 532,50 euros et celle d’un montant de 970 euros. La circonstance que seule une somme de 1 432,50 euros figure dans le décompte serait due à une erreur de transcription. Le requérant allègue, enfin, qu’il y a lieu de reconnaître les frais réclamés dans leur totalité comme éligibles, puisque cette erreur n’entraînerait pas de désavantage pour la Commission.

116 Les justificatifs soumis par la Commission en annexe au mémoire en défense démontrent des différences entre les montants figurant sur le justificatif de paiement et sur la facture de l’hôtel qui avaient été fournis par le requérant pour ce poste.

117 La Commission a fait valoir, en réponse à une question écrite posée par le Tribunal, que les frais d’hébergement en cause auraient pu être éligibles sous certaines conditions mais qu’il était impossible de constater objectivement une telle éligibilité au moment de la décision attaquée, étant donné que le requérant n’avait pas respecté son obligation de soumettre un relevé compréhensible accompagné des justificatifs de paiement nécessaires. Le fait que la Commission ait considéré qu’il s’agissait de frais non prévus au budget prévisionnel serait une erreur imputable au requérant. Elle soutient également que l’exclusion d’une dépense éligible en soi, mais réclamée par le biais de documents comptables trompeurs, ne pourrait pas, dans le cadre d’une procédure judiciaire, lui être imputée au motif que les éléments justifiant cette exclusion sont erronés, car, dans le cas contraire, les procédures judiciaires permettraient sans cesse aux bénéficiaires négligents de rectifier des décomptes lacunaires.

118 Comme pour les postes B 5 et B 11, les pièces du dossier révèlent un manquement du requérant à son devoir, rappelé au point 88 ci-dessus, de fournir à la Commission des informations fiables. En effet, ainsi que le relève la Commission, le requérant a présenté pour ce poste un justificatif de paiement dont le montant de 2 502,50 euros et l’objet (Reg.-Nr. 27/09/05 und 28/09/05) ne concordent pas avec la facture d’hôtel communiquée, dont le montant s’élève à 1 532,50 euros pour les nuitées des 12 et 13 septembre 2005. Les clarifications apportées par le requérant à cet égard dans la réplique sont tardives. Dans ces circonstances, la Commission n’a pas commis d’erreur en excluant les dépenses en cause comme n’ayant pas été prévues au budget prévisionnel.

119 Pour ce poste, un montant de 2 609,26 euros de frais de restauration pour 25 participants à une conférence à Bratislava (Slovaquie) n’a pas été reconnu. Dans le décompte annexé à la lettre du 14 août 2007, le montant réclamé est de 5 309,26 euros. Il est exclu au motif qu’il s’agit de frais non prévus au budget prévisionnel. Dans le décompte annexé à la décision attaquée, un montant de 2 700 euros a été reconnu et un montant de 2 609,26 euros exclu au motif suivant : « Courrier électronique réclamant 2 700 euros ».

120 Le requérant soutient que ces frais étaient prévus dans le budget prévisionnel au poste E pour la conférence finale à Bratislava et auraient dû être reconnus. Dans la réplique, le requérant constate que la Commission reconnaît elle-même que ces dépenses étaient éligibles. Selon lui, elle n’a dès lors pas le droit de garder la somme en question. Enfin, le requérant conteste l’affirmation de la Commission selon laquelle il se serait opposé à l’exécution d’un audit.

121 La Commission fait valoir que des frais d’un montant de 2 609,26 euros n’ont pas été reconnus comme éligibles par erreur. Cependant, eu égard aux conclusions tirées du rapport de contrôle présenté en annexe au mémoire en défense, elle affirme qu’elle n’effectuera plus aucun paiement au profit du requérant jusqu’à ce que les résultats d’un audit concernant le Projet soient disponibles, étant donné qu’il ne peut pas être exclu que celui-ci soit invité à restituer un montant très supérieur aux 80 % des frais non reconnus par erreur (2 087,40 euros). Dans la duplique, la Commission ajoute qu’il serait contraire à la bonne gestion des finances de l’Union qu’elle fasse en faveur du bénéficiaire d’une subvention des paiements dont elle devrait ensuite réclamer le remboursement. Elle indique qu’elle peut dès lors parfaitement faire valoir un droit de rétention. Selon elle, conformément au principe dolo agit, qui petit, quod statim redditurus est, le requérant ne peut lui réclamer aucun autre paiement. Elle indique avoir déployé tous les efforts nécessaires pour effectuer à un stade antérieur la vérification des comptes annoncée, mais que le requérant a refusé, sans motif valable, l’audit prévu pour la période comprise entre le 30 juin 2008 et le 2 juillet 2008. Elle soutient que, d’après la convention de subvention, le bénéficiaire d’une subvention doit être disponible pour un audit à tout moment pendant une période de cinq ans à compter du paiement du solde. Par son comportement, le requérant se serait donc mis lui-même en tort et ne pourrait faire valoir aucun autre droit. Enfin, elle ajoute pouvoir suspendre les paiements à tout moment s’il apparaît ou si les vérifications et contrôles indiquent que le bénéficiaire de la subvention n’a pas respecté certaines dispositions de la convention, conformément à l’article II.16.2 de la convention de subvention.

122 Il y a lieu de constater que la Commission, ainsi qu’elle le reconnaît, a commis une erreur en excluant le montant en cause. Dans ces circonstances, le grief doit être accueilli.

123 En ce qui concerne les arguments de la Commission tirés du fait que, selon elle, il résultera sans doute de l’audit qu’elle devra réclamer au requérant le remboursement d’un montant supérieur à celui en cause pour le poste concerné et qu’elle peut faire valoir un droit de rétention, force est de constater qu’ils dépassent le cadre du litige tel que défini dans la requête. En effet, dans le cadre du présent recours en annulation, le Tribunal est appelé à se prononcer sur la question de savoir si la Commission a commis des erreurs dans la décision attaquée en déterminant le montant final de la subvention s’agissant des postes mentionnés dans la requête.

124 De même, l’argument de la Commission tiré d’une prétendue violation par le requérant de ses obligations découlant de la convention de subvention quant à la tenue d’un audit dépasse le cadre du litige tel que défini dans la requête et doit être écarté.

126 Il résulte de tout ce qui précède que le moyen unique doit être partiellement accueilli et que la décision attaquée doit être annulée dans la mesure où elle a exclu les dépenses afférentes aux postes A 6, A 39, A 40, A 41, A 43 et E 41.

127 Aux termes de l’article 87, paragraphe 3, premier alinéa, du règlement de procédure, le Tribunal peut répartir les dépens ou décider que chaque partie supporte ses propres dépens si les parties succombent respectivement sur un ou plusieurs chefs, ou pour des motifs exceptionnels.

128 Dans les circonstances de l’espèce, compte tenu du fait que la majorité des griefs du requérant a été rejetée, il sera fait une juste appréciation de la cause en le condamnant à supporter deux tiers des dépens relatifs à la présente affaire. La décision attaquée ayant été partiellement annulée, la Commission est condamnée à supporter un tiers des dépens.

1) La décision de la Commission du 16 novembre 2007 relative à la non-reconnaissance partielle des coûts supportés par Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung eV dans le cadre de la convention de subvention Daphné JAI/DAP/2004-�2/052/W est annulée en ce qui concerne les dépenses relatives aux postes A 6, A 39, A 40, A 41, A 43 et E 41.

2) Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung supportera deux tiers de ses propres dépens et deux tiers des dépens exposés par la Commission européenne. La Commission supportera un tiers de ses propres dépens et un tiers des dépens exposés par Berliner Institut für Vergleichende Sozialforschung.

	[Home] [Databases] [World Law] [Multidatabase Search] [Help] [Feedback]
	Court of Justice of the European Communities (including Court of First Instance Decisions)
You are here: BAILII >> Databases >> Court of Justice of the European Communities (including Court of First Instance Decisions) >> Berliner Institut fur Vergleichende Sozialforschung v Commission (Social policy) French Text [2011] EUECJ T-34/08 (21 September 2011) URL: http://www.bailii.org/eu/cases/EUECJ/2011/T3408.html Cite as: [2011] EUECJ T-34/8, [2011] EUECJ T-34/08

Court of Justice of the European Communities (including Court of First Instance Decisions)